Notun amacı sonraki işi görünür kılmaktır
MIT kütüphanelerinin toplantı rehberi, toplantı sonrasında notların paylaşılmasını ve yapılacak işlerin açıkça belirtilmesini öneriyor. Gerekiyorsa işlerin son tarihleri de yazılmalı. Bu yaklaşım, konuşmanın tamamını kelimesi kelimesine kaydetmekten farklıdır. Sizin için önemli olan, hangi bilginin yalnızca görüş olduğunu ve hangi konuda ortak karar alındığını ayırabilmektir.
Dört sütunlu küçük bir şablon deneyin
Bir tabloyu “karar veya iş”, “sorumlu”, “tarih” ve “açık nokta” diye bölebilirsiniz. Örneğin yeni bir afiş konuşuluyorsa “afiş yap” yerine “ölçüleri Ayşe ile doğrula” yazın. Tasarımın henüz seçilmediğini açık nokta sütununa ekleyin. Bir fikre herkes olumlu tepki verdi diye onu otomatik olarak karar bölümüne taşımayın; görüşme sonunda neyin kesinleştiğini kısa bir cümleyle sorun.
Notu kullanılacağı yere koyun
Görüşme biter bitmez kısaltmaların anlamını düzeltin ve tarihi ekleyin. Aynı belgenin farklı kopyaları dolaşıyorsa hangisinin güncel olduğu anlaşılır olsun. Yalnız ilgili kişilerin erişmesi gereken bilgileri geniş gruplarla paylaşmayın. Bir sonraki konuşmadan önce bütün eski mesajları aramak yerine açık işler sütununa bakın. İş tamamlandığında kısa sonuç eklemek, aylar sonra neden o kararın alındığını anlamayı da kolaylaştırır. Şablonun kendisi yeni bir iş yüküne dönüşüyorsa sütunları azaltabilirsiniz.
Kısaca aklında kalsın
- Görüş ile kesinleşen kararı ayrı yazın.
- Her işin sorumlusunu açık biçimde belirleyin.
- Tarih gerekiyorsa tahmin etmek yerine doğrulayın.
- Cevapsız soruları kararların arasına gizlemeyin.
- Güncel notu ilgili kişilerin bulabileceği yerde tutun.
Kaynaklar
Yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır. Günlük bilgilerin dayandığı kaynaklar yukarıda gösterilir; kişiye özel uzman değerlendirmesi yerine geçmez.